“Strategisch personeelsbeleid geeft inzicht en uitzicht op toekomst”

Hoe kun je als HR-manager achterhalen of je organisatie ‘toekomstproof’ is? Strategic Workforce Planning is een methode om het eigen personeelsbestand tegen het licht te houden: wat hebben we op dit moment aan kwantiteit en kwaliteit in huis, en wie hebben we straks nodig. De gemeente Amsterdam werkt aan een eigen systeem, vertelt projectleider Maria Post: “Als aan het licht komt dat een bepaalde groep in de toekomst ondervertegenwoordigd is in het management, kun je tijdig ingrijpen door bijvoorbeeld een bepaalde groep extra op te leiden.”

Een langetermijnvisie op personeelsbeleid is onmisbaar, zeker bij een grote werkgever als de gemeente Amsterdam,een complexe organisatie met 15.000 medewerkers. Neem nu de forse bezuinigingen bij de overheid. Daar moet de hoofdstad op kunnen inspelen en dat gaat beter als je een goed beeld hebt van je personeelsbestand, meent Maria Post, adviseur/projectleider gemeentebreed strategisch personeelsbeleid.

Waarom heeft de gemeente Amsterdam gekozen voor Strategic Workforce Planning?

“Het Strategisch Personeelsplan (SPP) - wij gebruiken deze Nederlandse term - is een systematiek waarmee we ons personeelsbestand tegen het licht kunnen houden met het oog op toekomst. Wat hebben we in huis, welke kwaliteiten en vaardigheden hebben we straks nodig, welke medewerkers stromen uit en wanneer zou dit alles tot een probleem kunnen leiden? Het is voor ons belangrijk dat we inzicht krijgen in de gemeente Amsterdam als geheel. Eerder inspelen op benodigde mobiliteit. Zo kunnen we een medewerker die boventallig dreigt te worden, tijdig klaarstomen voor een functie elders. Verder kun je met SPP heel goed zien hoe de organisatie is samengesteld, ook met het oog op diversiteit op alle functieniveaus.”

Hoe is SPP ontvangen in de organisatie?

“Het topmanagement is doordrongen van de noodzaak, dat is alvast heel belangrijk. Dat medewerkers en managers zelf iets moeten doen, dat begint nu ook te landen.”

Wat houdt het SPP precies in?

“We willen een systeem waarmee we gemeentebreed gegevens kunnen uitwisselen en naast elkaar kunnen leggen. We hebben al een Servicehuis Personeel, daar is de personeels- en salarisadministratie van de hele gemeente bij elkaar gebracht. Daarnaast hebben we nog een rapportagetool nodig die de voor SPP benodigde gegevens van alle onderdelen op dezelfde manier vastlegt zodat ze te vergelijken zijn. Zo’n systeem bestond nog niet. We ontwikkelen nu het HR-instrumentarium. Dat willen we beschikbaar te stellen aan de verschillende onderdelen zodat ze op eenvoudige wijze zelf inzicht kunnen krijgen in hun personeelsbestand. En op centraal niveau kunnen consolideren.”

Is SPP een geschikt instrument voor organisaties die diversiteitsdoelstellingen willen realiseren?

“Jazeker. Diversiteit is ook een speerpunt van de gemeente Amsterdam. We registreren relevante gegevens, rapporteren daarover en maken op grond daarvan beleid. Dit gaat in Amsterdam heel goed en er zijn eigenlijk geen punten waar we nog sterk op kunnen verbeteren. Maar als dat wel zo is, kun je met SPP aan het licht brengen waar in de organisatie, in welke functies en op afdelingen, er scheefgroei is. Dan kun je tijdig ingrijpen door bijvoorbeeld een bepaalde groep extra op te leiden om die scheefgroei tegen te gaan.”

Deze manier van werken verwacht een grote flexibiliteit van medewerkers en organisatie. Mensen die erg gehecht zijn aan hun positie zullen dat niet altijd leuk vinden…

“Dat klopt, flexibiliteit hebben we zeker nodig. We moeten fors bezuinigen en dat betekent dat we het werk moeten doen met minder mensen. Als we ervoor zorgen dat deze mensen flexibeler gaan werken, kunnen we zorgen dat ze blijven werken. Is het niet bij ons dan misschien elders. Je kunt nu niet meer zeggen dat je bent aangenomen voor een bepaalde functie. We hebben binnenkort iedereen in algemene dienst en dat betekent dat je niet langer aanspraak kunt maken op altijd dezelfde plek. Het betekent óók dat de gemeente moet blijven investeren in mensen. Dus niet bezuinigen op opleidingen. Wendbaar en weerbaar is het motto. We verwachten overigens dat dit beleid juist ook mensen zal aanspreken, al hebben we op dit moment een vacaturestop.”

Wat zijn de leermomenten geweest in de aanloop naar SPP?

“Eerst moet de urgentie duidelijk zijn. Dan pas gaan mensen hiermee daadwerkelijk aan de slag. Als je duidelijk kunt maken dat de organisatie een probleem staat te wachten, en dat een manager daarmee te maken gaat krijgen in zijn bedrijfsvoering, dan wordt de urgentie duidelijk. Maar ook de top moet overtuigd zijn. Je kunt nog zulke mooie rapportages maken en analyses hier op loslaten, als de top het naast zich neerlegt heb je er niets aan.”